Конвертируем таблицу Excel в PDF-файл

PDF-формат часто используется для подготовки документов к печати и/или их передачи документа без возможности внесения корректировок другим пользователем. К счастью, выполнить конвертацию таблицу форматов MS Excel в PDF не составит особого труда. В ходе статьи рассмотрим несколько вариантов такого преобразования.

Как конвертировать Excel в PDF

Конвертацию можно выполнить с помощью инструментария самого Excel. Однако, если вы загрузили таблицу откуда-то из интернета или стороннего носителя, то удобнее будет использовать онлайн-сервисы для конвертации или специализированные программы. Особенно это актуально в том случае, когда на компьютере не установлен пакет Microsoft Office.

Рассмотрим каждый из вариантов.

Вариант 1: Конвертация в Excel

Вы создали таблицу и теперь её нужно конвертировать в PDF. В Excel вам достаточно сохранить таблицу в нужном формате. Правда, часть функционала таблицы будет потеряна, плюс, она станет недоступна для дальнейшего редактирования.

Вот так это реализуется в современных версиях Excel:

1. Для начала выделите ячейки, которые будут представлены в PDF-файле. Невыделенные элементы не будут добавлены в PDF.
2. Теперь нажмите на кнопку «Файл» в верхней левой части интерфейса программы.
   
   
3. В левом меню открывшегося окна раскройте пункт «Сохранить как».
4. Там можно сразу же выбрать место сохранения из предложенных папок или указать другую директорию, воспользовавшись кнопкой «Обзор».
   
   
5. Откроется интерфейс сохранения документа, где нужно будет выбрать в блоке «Тип файла» пункт «PDF». Имя для файла можно задать любое, удобное вам.
6. Вы можете настроить дополнительные параметры PDF-файла, воспользовавшись соответствующей кнопкой в нижней части интерфейса сохранения. В открывшемся окне задайте те параметры, которые считаете нужными.
   
   
7. После этого нажмите на кнопку «Сохранить».

Таблица успешно преобразуется в PDF-документ. При этом сам изначальный документ таблицы останется со всеми возможностями для редактирования. PDF-таблицу можно будет без проблем открыть в соответствующих приложениях для просмотра/обработки PDF-файлов.

Вариант 2: FoxPDF Excel to PDF Converter

Одна из самых популярных программ для конвертации документов программ Microsoft Office в PDF-формат. Программа очень проста и понятна в управлении, несмотря на то, что часть интерфейса в ней на английском языке.

Давайте рассмотрим, как пользоваться этой программой в наших целях:

1. Запустите её и нажмите на кнопку «Add Excel Files». Эта кнопка имеет обозначение в виде экселевского файла. Расположена в верхнем меню.
   
   
2. Откроется «Проводник» Windows. В нём нужно будет выбрать таблицу Excel для последующей конвертации. Примечательно, что вы можете выбрать сразу несколько файлов, если будете кликать по ним с зажатой клавишей Ctrl. Выбрав нужные файлы нажмите на кнопку «Открыть».
3. Спустя несколько секунд данные файлы отобразятся в центральной части окна для конвертации. Обратите внимание, чтобы напротив выбранных файлов стояли галочки. В противном случае они просто не поступят на конвертацию.
4. В строке «Output Format» выберите расширение файла, в которое он будет преобразован. Из выпадающего меню выберите PDF.
5. Также в «Output Path» нужно выбрать директорию, в которую будет сохранён полученный после конвертации файл. Для этого нажмите на иконку папки или троеточия. Можно оставить значение по умолчанию. Тогда файл сохранится в пользовательскую директорию.
6. Для запуска процесса конвертации нажмите на кнопку в виде PDF-файлов.

Вариант 3: Онлайн-сервисы

Этот вариант более удобен по сравнению с предыдущим, так как позволяет быстро преобразовать файл в PDF без необходимости скачивания и установки какого-то дополнительного ПО. Правда, у онлайн-сервисов существуют определённые ограничения, например, нельзя за один сеанс конвертировать больше определённого количества файлов и/или их размер не должен превышать определённого порога. Правда, для большинства пользователей данные ограничения не заметны.

Рассмотрим онлайн-конвертацию файлов на примере сайта smallpdf.com:

1. На главной странице ресурса выберите тип конвертации, который вам требуется выполнить. В нашем случае это «Excel в PDF».
   
   
2. Далее нужно будет загрузить файлы для дальнейшей конвертации. Это можно сделать прямо с компьютера или с виртуального диска – Google Drive или Dropbox. Для загрузки файла с компьютера просто перетяните нужную таблицу из «Проводника» Windows.
   
   
3. Процесс конвертации запускается автоматически. Много времени он не занимает.
4. Готовый файл можно будет скачать на компьютер или сохранить на виртуальном диске. Выберите соответствующую кнопку для сохранения. Полученный PDF-файл можно преобразовать в JPG или разделить на несколько частей прямо в конвертере.

Если вы используете какой-то другой онлайн-сервис для конвертации, то инструкция к нему тоже будет примерно похожа. Исключением может быть отсутствие некоторых описанных функций и/или присутствие дополнительных.

В старых версиях MS Excel

Версии Excel до 2010 года не поддерживают встроенного сохранения таблиц в формат PDF. В этом случае вы можете использовать сторонние сервисы и программы для конвертации таблицы или установить специальное расширение для программы. Одной из таких программ является Foxit PDF. Она добавляет в интерфейс Excel необходимую вкладку в интерфейс Excel. В ней вы сможете настроить параметры преобразования таблицы в PDF-файл.

Чтобы функционал программы добавился в Excel вам требуется только установить её на компьютер и перезапустить Excel. Дальнейшие действия по преобразованию таблицы будут выглядеть следующим образом:

1. В верхней панели Excel переключитесь на вкладку «Foxit PDF».
2. Здесь нажмите на кнопку «Create PDF».
3. Откроется интерфейс настройки конвертирования файла. Здесь доступно три режима конвертации:
   • Entire Workbook – конвертировать всю книгу полностью,
   • Selection – конвертировать весь диапазон ячеек,
   • Sheet(s) – конвертировать только выбранные листы.
4. После выставления всех необходимых настроек нужно будет нажать на кнопку «Convert to PDF».
5. В «Проводнике» Windows укажите директорию, в которую будет сохранена преобразованная в PDF таблица Excel и подтвердите сохранение таблицы.

Каждый из представленных вариантов конвертации удобен по-своему. Например, в случае с использованием сторонних программ вы можете конвертировать одновременно несколько Excel-файлов. Для конвертации онлайн обязательно нужно подключение к интернету, плюс, могут быть различные ограничения. Конвертация с помощью функционала Excel же не представляет возможность пакетной конвертации.